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Conditions générales

Ces conditions générales (les « Conditions ») entrent en vigueur le 7 juillet 2020 (la « Date d'entrée en vigueur ») et régissent le programme BWH Hotel Group Planners AdvantageSM (« Planners Advantage»).

Best Western International, Inc. (« BWI ») gère le programme Planners Advantage dans le cadre du programme de fidélité Best Western Rewards® (« BWR® ») et du programme de fidélité WorldHotels RewardsSM  (« WHRSM  »).

La participation au programme Planners Advantage est soumise aux présentes Conditions et aux conditions générales du programme BWR et du programme WHR.

Nul et non avenu partout où la loi l'interdit.

Les personnes qui sont membres du programme BWR ou du programme WHR et qui réservent ou organisent des réunions, des événements et des séjours de groupe (« l'Organisateur » ou « vous ») peuvent gagner des points BWR ou des points WHR (le cas échéant, le(s) « Point(s) ») et d'autres avantages pour des événements éligibles (décrits ci-dessous) dans les hôtels participants. Tous les hôtels Best Western® Hotels & Resorts en France participent au programme Planners Advantage.

1. Adhésion aux programmes BWR ou WHR

  • Vous devez être inscrit au programme BWR ou au programme WHR pour bénéficier des avantages décrits dans la Section 4 (« Avantage(s) du programme Planners Advantage »), et notamment pour gagner des Points dans les programmes BWR ou WHR. Vous ne recevrez aucun Point ni autre Avantage du programme Planners Advantage pour tout événement éligible réservé ou s'étant déroulé avant votre adhésion aux programmes BWR ou WHR. Vous n'avez pas besoin d'être un client enregistré ou d'assister à  l'événement éligible pour bénéficier des Avantages du programme Planners Advantage.

2. Événements éligibles

  • Un événement éligible est un événement, une réunion ou un séjour de groupe réservé(e) par l'Organisateur. Un minimum de sept (7) chambres payantes pour une nuit donnée est nécessaire pour l'organisation de séjours de groupe. En revanche, il n'est pas nécessaire de réserver des chambres dans le cadre d'organisation de séminaires ou de journées d'étude pour que l'événement soit considéré comme éligible.
  • L'Organisateur doit fournir son numéro de membre BWR ou WHR dans le contrat applicable pour l'événement éligible et indiquer qu'il/elle souhaite gagner des Points pour l'événement.
  • Un événement éligible ne comprend pas : (i) toute réservation de chambres, quel que soit le nombre de chambres, effectuée de toute autre manière que conformément aux présentes Conditions, (ii) toute réservation de chambres gratuites, (iii) les réunions gratuites ou les frais de réunion, ou (iv) les événements dont les contrats ont été signés avant l'adhésion au programme.
  • Les participants à  l'événement éligible qui sont membres BWR ou membres WHR ne gagneront pas de Points pour leurs séjours si leurs factures de chambre individuelle sont payées par l'intermédiaire d'un compte principal.
  • Plusieurs événements ou réunions organisés par la même entité à  la même date ou aux mêmes dates dans le même hôtel participant seront comptabilisés comme un seul événement éligible.

3. Frais éligibles

  • Les frais éligibles incluent les revenus des chambres, la location de salle de réunion et les services de traiteur pour la nourriture et les boissons commandés auprès de l'hôtel participant et payés sur le compte principal.
  • Les frais éligibles n'incluent pas les taxes, les pourboires, les frais de service, les frais d'annulation, les frais d'attrition, les frais de fournisseur ou de prestataire externe (même si lesdits frais de fournisseur ou de prestataire tiers externe sont définis dans le contrat de l'événement ou inclus dans le compte principal pour l'événement éligible), les chambres gratuites, les remises pour événements et réunions ou les programmes spéciaux à  prix réduit, tous les frais accessoires des participants, dont les repas et boissons individuels, ou d'autres dépenses.
  • Dans le cas où le nombre de nuitées, les frais de location de salle de réunion et/ou les frais de nourriture et de boisson applicables réellement utilisés/engagés pendant un événement éligible diffèrent du nombre de nuitées, des frais de location de salle de réunion et/ou des frais de nourriture et de boisson applicables énoncés dans le contrat de l'événement applicable, le nombre de Points attribués sera alors basé sur le nombre de nuitées, les frais de location de salle de réunion et les frais de nourriture et de boisson applicables réellement utilisés/engagés.
  • Vous êtes responsable de toutes les taxes imposées sur les Points et autres avantages du programme Planners Advantage.

4. Avantages du programme Planners Advantage

  • Vous gagnerez trois (3) Points dans le programme BWR ou dans le programme WHR pour chaque dollar américain (1,00 $ US) dépensé pour les frais éligibles après que le compte principal pour l'événement éligible ait été payé en totalité. Un maximum de cent vingt mille (120 000) Points peut être gagné pour chaque événement éligible par Organisateur (« maximum de points bonus »).
  • Les Points seront arrondis au nombre entier de Points le plus proche. Il n'est pas possible de gagner des points bonus Gold, Platinum, Diamond et Diamond Select dans le cadre du programme Planners Advantage.
  • Afin de calculer les Points pour les frais éligibles qui sont réglés dans des devises autres que les dollars américains, BWI convertira tout d'abord le montant du paiement en dollar américain, en appliquant un taux de conversion raisonnable, déterminé par BWI, au moins une fois par an et à  sa seule discrétion, mais basé sur des taux de conversion publiés officiellement. BWI calculera ensuite les Points en fonction du montant converti.
  • L'échange de Points est soumis aux conditions générales du programme BWR et aux conditions générales du programme WHR.

5. Conditions générales supplémentaires

  • En participant au programme Planners Advantage, tout Organisateur qui réserve au nom d'un employeur, d'un client ou de tout autre tiers (dénommés ci-après individuellement un « Groupe ») accepte (i) d'informer le Groupe de tous les Avantages du programme Planners Advantage, et notamment les Points, que l'Organisateur reà§oit en relation avec le programme Planners Advantage ; (ii) de se conformer à  toutes les politiques applicables concernant les cadeaux ou les incentives de ce Groupe ; et (iii) de se conformer à  toutes les lois, règles et réglementations applicables.
  • En participant au programme Planners Advantage, chaque Organisateur consent à  indemniser, défendre et dégager de toute responsabilité BWI, l'hôtel participant, ainsi que leurs filiales et sociétés affiliées respectives, contre toute réclamation de tiers résultant de votre non-respect des présentes Conditions.
  • Nonobstant toute disposition contraire contenue dans les présentes Conditions, (i) chaque hôtel participant se réserve le droit, à  sa seule discrétion, de réduire le nombre de Points à  attribuer, ou de n'attribuer aucun Point, dans le cas où les frais éligibles générés par un événement éligible diminuent de plus de trente pour cent (30 %) par rapport au montant total des frais éligibles prévus par le contrat de l'événement applicable ; (ii) les Points ne seront pas attribués sur les chambres gratuites, les remises pour événements et réunions ou les programmes spéciaux à  prix réduit.
  • BWI se réserve le droit de modifier ou de résilier le programme Planners Advantage ou l'une quelconque des présentes Conditions à  tout moment et sans préavis. L'utilisation des Points est soumise aux conditions générales du programme BWR et du programme WHR, qui peuvent être modifiées à  tout moment et sans préavis. Rendez-vous sur bestwestern.fr pour consulter les conditions générales du programme BWR. Rendez-vous sur worldhotels.com pour consulter les conditions générales du programme WHR.

Nul et non avenu partout où la loi l'interdit.

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* Champs obligatoires

(1) Voir conditions complètes sur nos conditions générales d'adhésion et des modalités du programme de fidélité Planners Advantage.

(2) Le chiffre d'affaires retenu est celui correspondant à  la facture réglée à  l'hôtel (TTC, hors extra et matériel). Pour le calcul des points, le chiffre d'affaires est plafonné à  40 000€ par manifestation. Vos points vous seront attribués une fois la manifestation passée et soldée.

(3) Pour une dépense moyenne en séminaire et groupe affaire de 4000€ sur votre 1er évènement. Bénéficiez de 12000 points soit l'équivalent d'une carte cadeau Best Western® de 50€.